Dicas para montar um Home Office ideal
Dicas para montar um Home Office ideal
Cada vez mais pessoas trabalham a partir de casa, e a tendência dos home office não deve diminuir. Pelo contrário, a nova organização da economia está indo cada vez mais nesta direção, e algumas pessoas começam a ser bastante bem-sucedidas nas suas atividades profissionais executadas parcial ou totalmente a partir de um escritório em casa.
Mas um pouco de planejamento pode tornar o seu home office muito mais efetivo, sem perder as vantagens de trabalhar dentro de casa. Veja abaixo 7 dicas para compor o escritório ideal na sua casa ou apartamento.
Defina o local
O ideal é que seja um ambiente isolado do restante da casa, bem iluminado, com acesso fácil (especialmente se você pode vir a receber clientes, parceiros ou fornecedores no seu escritório doméstico), e com a infra-estrutura necessária: energia elétrica, linha telefônica, etc. Como em tudo na vida, aqui também o foco é importante. Tratar a casa inteira como se fosse o seu escritório é receita de confusão e perda de produtividade, mesmo se você mora sozinho.
Organize espaço para armazenamento
No mínimo, você precisa de gavetas e de uma boa estrutura de arquivamento organizado de documentos e papéis em geral. Em qualquer papelaria você encontra arquivos de pastas suspensas “modelo econômico”, que podem ser um bom primeiro passo. E não basta possuir: você tem que usar bem.
Coloque etiquetas nas abas de todas as pastas, e guarde tudo na pasta certa imediatamente, sem deixar acumular em uma pilha. A melhor forma de garantir que isso ocorra é manter o arquivo sempre ao alcance de sua mão. Nas gavetas, você pode manter o material de escritório, equipamentos eletrônicos e outros itens que não precisam ficar sobre a sua mesa.
Se você precisa de muito material de referência, prateleiras em um local conveniente também passam a ser essenciais. E um balcão (para a impressora, o arquivo e outros itens que precisam ficar expostos mas fora da sua mesa), de preferência conjugado a um armário fechado é o primeiro passo no caminho de um escritório doméstico completo. O que você não pode encontrar, você não pode usar – e em um escritório em casa, você não terá a quem culpar. Mantenha tudo organizado, etiquetado e limpo!
Escolha bons móveis de escritório
Além do mobiliário específico para armazenamento, você precisará de móveis de escritório comuns, inclusive uma escrivaninha com gavetas (na hora de escolher, leve em conta o espaço disponível!), uma cadeira giratória e com rodas para facilitar a sua movimentação, pelo menos uma cadeira para seus interlocutores, um bom cesto de lixo, e um balcão que possa abrigar a impressora, fax, arquivo e a garrafa de café. Considere os aspectos ergonômicos, e ao escolher o local dos móveis, não coloque nada no seu próprio caminho: facilite seu deslocamento entre a mesa, o arquivo e a impressora, ou você perceberá que está deixando de imprimir, ou empilhando os papéis em cima da escrivaninha, para evitar ter de dar uma volta e chegar lá.
Invista em comunicações
Se você mora com mais pessoas, ter um número telefônico exclusivo para o escritório doméstico é essencial, e não custa caro. Certifique-se de ter uma secretária eletrônica ou correio de voz, para os momentos em que você não puder atender. O computador também não pode manter a linha ocupada, portanto um sistema de banda larga vem a calhar. Compre um aparelho telefônico com suporte a viva-voz ou um fone auricular – você vai trabalhar sozinho, ter as mãos livres é essencial.
Seja encontrável
Ainda que você não tenha um website completo, registrar um domínio com o nome da sua empresa ou o nome mais adequado à sua atividade, publicar nele uma página de contato e usar um e-mail baseado neste domínio, custa pouco e faz toda a diferença na hora de causar uma primeira boa impressão, ou de ajudar um cliente a lembrar como encontrá-lo. Registre também seu telefone, e-mail e URL em todas as listas telefônicas classificadas (“páginas amarelas”) de sua cidade. Tenha cartões de visita e use todos os dias. Não imprima em casa: use serviços profissionais para isso. Diga neles quem você é, o que você faz, e como pode ser encontrado.
Cuidado com o computador
Um dos itens com maior impacto no orçamento. Use o mais adequado às suas necessidades, mas se você for comprar um só para isso, prefira um notebook econômico, ainda que não seja especialmente leve ou compacto: na maior parte do tempo você vai usá-lo na sua própria mesa. Compre e use uma corrente específica para fixar o notebook à mesa (à venda na maior parte das lojas de informática brasileiras), reduzindo o risco de furto. Exija suporte a redes sem fio, e o máximo de memória RAM que você puder adquirir.
Escolha bem os periféricos
Se você ainda não tem impressora, provavelmente a melhor opção é partir diretamente para uma multifuncional, que além de imprimir com qualidade, serve também como scanner e copiadora (e às vezes fax). Contrate um plano de banda larga – ADSL, Cable modem ou similar. Faça cópias de segurança de todos os seus dados regularmente.
Claro que, se você não mora sozinho, a dica mais importante é: faça com que sua família compreenda e apóie a sua dedicação a atividades profissionais dentro de casa, e trate adequadamente o período em que você está no escritório. Separe o home do office.
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Prós e Contras do Home Office
Home Office tem seus prós e contras, mas vale a pena
Talvez para a maioria não funcione, pois requer muita disciplina, organização e principalmente método. Todavia, muitas empresas já ingressaram nesta realidade e usam trabalhadores home office há anos. Porém, pode ser uma verdade a ser enfrentada e aplicada para solucionar despesas e/ou outras questões.Embora haja muita resistência, é um meio de trabalho legítimo e pode ser uma alternativa para algumas empresas e escritórios.
Uma pesquisa realizada pela Remunerar, consultoria de remuneração, com empresas que utilizam deste tipo de trabalho há anos demonstra alguns dados interessantes::
No Brasil, a prática ainda está em processo de popularização, com alguma resistência, onde 38% das empresas afirmam não ter a intenção de implementar este modelo de trabalho.
Atualmente, segundo o levantamento, 34,75% das empresas já lança mão do trabalho remoto – para 54% destas, até 30% do total de horas dos funcionários elegíveis à modalidade é feita em ambiente remoto.
Em tempos de falta de mão-de-obra, a prática pode virar moeda de troca para manter os talentos na equipe. A pesquisa aponta que 47% dos funcionários julgam a prática altamente motivadora.
A dificuldade está no cálculo de eficiência desse modelo. As empresas brasileiras ainda não conseguem por na ponta do lápis o quando se ganha (ou se perde) em produtividade quando o funcionário está em casa. O fato é que a produtividade é uma questão estrutural no Brasil. Porém, definitivamente se economiza em valores para manter o funcionário dentro da empresa, como com a locação para acomodar esses funcionários e a estrutura. Custos que em um negócio começando fazem considera´vel diferença para o bolso do empreendedor. Hoje o aluguel de um escritório custa o dobro do que custava dez anos atrás. Isso para não falar da questão da mobilidade, importante gargalo de infraestrutura nas principais capitais do país.
Mesmo com estas ideias, a grande maioria das empresas não oferece tal possibilidade em várias áreas, apenas em áreas específicas:Entre as que já permitem o home office, 59,68% pratica o modelo em apenas em algumas áreas. Os departamentos de vendas, marketing, tecnologia da informação e recursos humanos são os mais adeptos – principalmente no setor de serviços (70%). Há segmentos da indústria de Brasil novo e Brasil antigo, naturalmente as empresas e departamentos que já trabalham por projeto têm maior propensão à adoção do mecanismo.
Para funcionar, o funcionário deve estar preparado para esta nova realidade e mais, a empresa deve oferecer suporte, tanto tecnológico como gestão e logístico. Não se trata de direitos e deveres entre empresa e funcionário. É mais do que isto: Trata-se de uma dedicação de um ser humano para gerar capital a um ente que devolverá parte deste como forma de remuneração, ou seja, são pessoas lidando com pessoas.
Capital humano satisfeito. É o melhor que uma empresa pode conseguir para o seu desenvolvimento. Se o home office é o meio, não custa tentar.
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