por Pro Franquias | 30/12/2015 | Blog, Posts Motivação e Empreendedorismo, Produtividade
Dicas para montar um Home Office ideal
Cada vez mais pessoas trabalham a partir de casa, e a tendência dos home office não deve diminuir. Pelo contrário, a nova organização da economia está indo cada vez mais nesta direção, e algumas pessoas começam a ser bastante bem-sucedidas nas suas atividades profissionais executadas parcial ou totalmente a partir de um escritório em casa.
Mas um pouco de planejamento pode tornar o seu home office muito mais efetivo, sem perder as vantagens de trabalhar dentro de casa. Veja abaixo 7 dicas para compor o escritório ideal na sua casa ou apartamento.
Defina o local
O ideal é que seja um ambiente isolado do restante da casa, bem iluminado, com acesso fácil (especialmente se você pode vir a receber clientes, parceiros ou fornecedores no seu escritório doméstico), e com a infra-estrutura necessária: energia elétrica, linha telefônica, etc. Como em tudo na vida, aqui também o foco é importante. Tratar a casa inteira como se fosse o seu escritório é receita de confusão e perda de produtividade, mesmo se você mora sozinho.
Organize espaço para armazenamento
No mínimo, você precisa de gavetas e de uma boa estrutura de arquivamento organizado de documentos e papéis em geral. Em qualquer papelaria você encontra arquivos de pastas suspensas “modelo econômico”, que podem ser um bom primeiro passo. E não basta possuir: você tem que usar bem.
Coloque etiquetas nas abas de todas as pastas, e guarde tudo na pasta certa imediatamente, sem deixar acumular em uma pilha. A melhor forma de garantir que isso ocorra é manter o arquivo sempre ao alcance de sua mão. Nas gavetas, você pode manter o material de escritório, equipamentos eletrônicos e outros itens que não precisam ficar sobre a sua mesa.
Se você precisa de muito material de referência, prateleiras em um local conveniente também passam a ser essenciais. E um balcão (para a impressora, o arquivo e outros itens que precisam ficar expostos mas fora da sua mesa), de preferência conjugado a um armário fechado é o primeiro passo no caminho de um escritório doméstico completo. O que você não pode encontrar, você não pode usar – e em um escritório em casa, você não terá a quem culpar. Mantenha tudo organizado, etiquetado e limpo!
Escolha bons móveis de escritório
Além do mobiliário específico para armazenamento, você precisará de móveis de escritório comuns, inclusive uma escrivaninha com gavetas (na hora de escolher, leve em conta o espaço disponível!), uma cadeira giratória e com rodas para facilitar a sua movimentação, pelo menos uma cadeira para seus interlocutores, um bom cesto de lixo, e um balcão que possa abrigar a impressora, fax, arquivo e a garrafa de café. Considere os aspectos ergonômicos, e ao escolher o local dos móveis, não coloque nada no seu próprio caminho: facilite seu deslocamento entre a mesa, o arquivo e a impressora, ou você perceberá que está deixando de imprimir, ou empilhando os papéis em cima da escrivaninha, para evitar ter de dar uma volta e chegar lá.
Invista em comunicações
Se você mora com mais pessoas, ter um número telefônico exclusivo para o escritório doméstico é essencial, e não custa caro. Certifique-se de ter uma secretária eletrônica ou correio de voz, para os momentos em que você não puder atender. O computador também não pode manter a linha ocupada, portanto um sistema de banda larga vem a calhar. Compre um aparelho telefônico com suporte a viva-voz ou um fone auricular – você vai trabalhar sozinho, ter as mãos livres é essencial.
Seja encontrável
Ainda que você não tenha um website completo, registrar um domínio com o nome da sua empresa ou o nome mais adequado à sua atividade, publicar nele uma página de contato e usar um e-mail baseado neste domínio, custa pouco e faz toda a diferença na hora de causar uma primeira boa impressão, ou de ajudar um cliente a lembrar como encontrá-lo. Registre também seu telefone, e-mail e URL em todas as listas telefônicas classificadas (“páginas amarelas”) de sua cidade. Tenha cartões de visita e use todos os dias. Não imprima em casa: use serviços profissionais para isso. Diga neles quem você é, o que você faz, e como pode ser encontrado.
Cuidado com o computador
Um dos itens com maior impacto no orçamento. Use o mais adequado às suas necessidades, mas se você for comprar um só para isso, prefira um notebook econômico, ainda que não seja especialmente leve ou compacto: na maior parte do tempo você vai usá-lo na sua própria mesa. Compre e use uma corrente específica para fixar o notebook à mesa (à venda na maior parte das lojas de informática brasileiras), reduzindo o risco de furto. Exija suporte a redes sem fio, e o máximo de memória RAM que você puder adquirir.
Escolha bem os periféricos
Se você ainda não tem impressora, provavelmente a melhor opção é partir diretamente para uma multifuncional, que além de imprimir com qualidade, serve também como scanner e copiadora (e às vezes fax). Contrate um plano de banda larga – ADSL, Cable modem ou similar. Faça cópias de segurança de todos os seus dados regularmente.
Claro que, se você não mora sozinho, a dica mais importante é: faça com que sua família compreenda e apóie a sua dedicação a atividades profissionais dentro de casa, e trate adequadamente o período em que você está no escritório. Separe o home do office.
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por Pro Franquias | 30/12/2015 | Blog, Posts Motivação e Empreendedorismo, Produtividade
Home Office tem seus prós e contras, mas vale a pena
Talvez para a maioria não funcione, pois requer muita disciplina, organização e principalmente método. Todavia, muitas empresas já ingressaram nesta realidade e usam trabalhadores home office há anos. Porém, pode ser uma verdade a ser enfrentada e aplicada para solucionar despesas e/ou outras questões.Embora haja muita resistência, é um meio de trabalho legítimo e pode ser uma alternativa para algumas empresas e escritórios.
Uma pesquisa realizada pela Remunerar, consultoria de remuneração, com empresas que utilizam deste tipo de trabalho há anos demonstra alguns dados interessantes::
No Brasil, a prática ainda está em processo de popularização, com alguma resistência, onde 38% das empresas afirmam não ter a intenção de implementar este modelo de trabalho.
Atualmente, segundo o levantamento, 34,75% das empresas já lança mão do trabalho remoto – para 54% destas, até 30% do total de horas dos funcionários elegíveis à modalidade é feita em ambiente remoto.
Em tempos de falta de mão-de-obra, a prática pode virar moeda de troca para manter os talentos na equipe. A pesquisa aponta que 47% dos funcionários julgam a prática altamente motivadora.
A dificuldade está no cálculo de eficiência desse modelo. As empresas brasileiras ainda não conseguem por na ponta do lápis o quando se ganha (ou se perde) em produtividade quando o funcionário está em casa. O fato é que a produtividade é uma questão estrutural no Brasil. Porém, definitivamente se economiza em valores para manter o funcionário dentro da empresa, como com a locação para acomodar esses funcionários e a estrutura. Custos que em um negócio começando fazem considera´vel diferença para o bolso do empreendedor. Hoje o aluguel de um escritório custa o dobro do que custava dez anos atrás. Isso para não falar da questão da mobilidade, importante gargalo de infraestrutura nas principais capitais do país.
Mesmo com estas ideias, a grande maioria das empresas não oferece tal possibilidade em várias áreas, apenas em áreas específicas:Entre as que já permitem o home office, 59,68% pratica o modelo em apenas em algumas áreas. Os departamentos de vendas, marketing, tecnologia da informação e recursos humanos são os mais adeptos – principalmente no setor de serviços (70%). Há segmentos da indústria de Brasil novo e Brasil antigo, naturalmente as empresas e departamentos que já trabalham por projeto têm maior propensão à adoção do mecanismo.
Para funcionar, o funcionário deve estar preparado para esta nova realidade e mais, a empresa deve oferecer suporte, tanto tecnológico como gestão e logístico. Não se trata de direitos e deveres entre empresa e funcionário. É mais do que isto: Trata-se de uma dedicação de um ser humano para gerar capital a um ente que devolverá parte deste como forma de remuneração, ou seja, são pessoas lidando com pessoas.
Capital humano satisfeito. É o melhor que uma empresa pode conseguir para o seu desenvolvimento. Se o home office é o meio, não custa tentar.
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por Pro Franquias | 30/12/2015 | Blog, Posts Motivação e Empreendedorismo, Produtividade
Home Office – Quais as vantagens de trabalhar em casa?
O Home Office, escritório em casa, ainda é uma modalidade de trabalho pouco comum no Brasil. Aqui, em recente pesquisa realizada pela Hays, empresa especializada em recrutamento e seleção, apenas 30% de instituições pesquisadas adotam a prática, que é muito comum em outros países.
Em lugares como Estados Unidos há várias empresas que já utilizam o sistema de trabalho em home office, que está previsto em legislação e pode ser vantajoso tanto para a empresa quanto o empregado. Os resultados são animadores e têm impulsionado outras empresas neste caminho.
Trabalho em casa requer disciplina
Especialistas enfatizam que a escolha pelo trabalho em casa requer disciplina do trabalhador para cumprir horários e se dedicar ao trabalho. O resultado pode ser mais qualidade de vida, autonomia, além da possibilidade da adotar um ritmo próprio de trabalho. O empregador também ganha já que terá diminuição em seus custos, mas é preciso dar apoio ao trabalhador para que ele não se sinta isolado ou esquecido.
“Disciplina é a palavra de ordem. Objetividade e comunicação também. O ideal é fazer uma reunião com os familiares e explicar como será o trabalho e que, em determinado horário estará a serviço da empresa e indisponível para questões familiares”, ensina o coach e neurocientista do Instituto Brasileiro de Gestão Avançada, Aguilar Pinheiro. O melhor, segundo o especialista, é estabelecer normas e protocolos, inclusive sobre a presença de cachorros e crianças pequenas próximas ao home office.
Em casa com profissionalismo
As vantagens de trabalhar em casa são muitas, mas nada de achar que o trabalho em home office elimina responsabilidades relacionadas à produtividade e qualidade de trabalho. Um exemplo clássico é como o profissional deve se arrumar para trabalhar em casa. Nada de informalidade demais já que, segundo Pinheiro, ficar de roupão, bermuda e pantufas pode passar a mensagem ao cérebro de que se está de férias. “É preciso separar o campo familiar do profissional. Além disso, também é indicado ter a mesma postura com contatos e agir como se estivesse na empresa”, afirma.
A boa nova com o home office é que não existirá mais o estresse do trânsito e o tumulto dos grandes centros, proporcionando maior qualidade de vida. Sob o aspecto negativo, pode-se citar o sentimento de isolamento que o empregado está sujeito, pois não terá mais contato constante com os colegas de trabalho, além do excesso de horas de trabalho, esquecendo-se dos familiares para se dedicar às atividades profissionais.
Logística para o trabalho em home office
Para o professor de administração de recursos humanos da IBS/FGV, Marcelo Rocha, se por um lado há a diminuição de custos para o empregador, que não terá a presença física do empregado dentro da empresa, há outros aspectos que devem ser considerados. “É importante que a empresa dê o suporte necessário para que o seu empregado execute as atividades fora do ambiente de trabalho e isso significa custos como, por exemplo, a disponibilidade de uma internet de banda larga na residência do empregado, softwares de conectividade com a empresa, antivírus etc”, observa Rocha.
Como a prática é pouco utilizada em nosso país, o especialista da IBS/FGV destaca que é preciso fazer um contrato bem redigido e que preveja todas as questões trabalhistas envolvidas para que não cause prejuízos à empresa e ao empregado. Em relação ao trabalhador, deve ser feita uma análise conjunto com a empresa para avaliar as questões dos custos e dos benefícios. “É preciso avaliar as questões dos custos e dos benefícios, como qualidade de vida, por exemplo, e o que esta mudança poderá proporcionar. Além, é claro, de analisar cuidadosamente os aspectos inerentes à atividade da pessoa, uma vez que nem toda função permite esta “flexibilidade’”, afirma Marcelo Rocha.
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por Pro Franquias | 30/12/2015 | Blog, Posts Motivação e Empreendedorismo, Produtividade
Home Office – Uma questão de perfil e disciplina
O Escritório em Casa pode ter muitas vantagens para o profissional e para a empresa, porém é necessário levar alguns aspectos em consideração. Parece ótimo pensar no fim da obrigação de frequentar diariamente o escritório da empresa, não perder horas no trânsito, fazer o próprio expediente e ter mais tempo para passar com a família ou fazendo o que gosta, não é? Conhecida já há alguns anos, a modalidade de trabalho nomeada como Home Office – algo como “Escritório em Casa”, tem nitidamente sido reconhecida como viável por empresas e profissionais liberais.
Uma pesquisa realizada com empresas pela Amcham – Câmara Americana do Comércio, em 2012, revelou que, das práticas adotadas para reter talentos nas empresas, 39% disseram utilizar o home office – oferecido como flexibilização dos horários de trabalho dentro do pacote de benefícios.
Contudo, antes de pensar em transformar um dos quartos de casa em um belo escritório ou oficina, é preciso relembrarmos alguns tópicos que podem determinar o sucesso (ou o fracasso) do profissional que trabalha em casa.
Para as Empresas – Economia na Expansão
Quando empresas menores começam a desbravar novos territórios, uma das preocupações é o investimento. Como muitas dessas empreitadas têm caráter de experimentação, o home office possibilita que essa expansão exista até que o negócio naquela nova cidade se consolide, e um investimento maciço possa então ser feito, por exemplo.
Entretanto, alguns clientes podem não levar a empresa tão a sério caso ela não tenha um endereço comercial ou uma sala para fazer reuniões e tratar negócios. Nesses casos, uma alternativa também viável é a locação de pequenos escritórios destinados à atividades corporativas diversas. Alguns, conhecidos como escritórios de coworking, abrigam profissionais de várias organizações diferentes, enquanto outras empresas oferecem serviços de escritórios compartilhados, que vão desde a locação de mesas de trabalho, telefone e recebimento de correspondência a salas de reunião e treinamentos, sem aquela burocracia de contratos, locações e obras.
Toda história tem um porém e com o home office não é diferente. Assim como em algumas profissões essa modalidade é inviável, um dos principais empecilhos continua a ser a incompatibilidade do perfil do profissional.
Para o Profissional – Prova de Concentração
É fácil lembrarmos as principais vantagens do home office: sem trânsito, sobra mais tempo para o sono, para o café da manhã ou ler mais notícias. Entretanto, há uma série de outros fatores que podem afetar a produtividade do profissional que trabalha em casa. Uma pesquisa realizada pelo grupo Regus com mais de 24 mil profissionais, incluindo o Brasil, mostra os fatores que mais comprometem a produtividade desses profissionais:
- Família pede atenção durante o trabalho (64%)
- Dificuldade de concentração (44%)
- Ruídos domésticos, como máquinas de lavar (42%)
- Dores na coluna causadas por mesa inadequada (32%)
- Conexão de internet lenta ou insegura (28%)
- Tentação de deixar a televisão ligada (23%)
- Conexão de telefone com problemas (11%)
Sendo assim, para a empresa que pensa em colocar um funcionário nesta modalidade, é preciso considerar, a princípio, três comportamentos para que as chances de sucesso desse profissional sejam maiores.
- Independência – Não depender de colegas ou superiores para a execução de tarefas. Um toque de automotivação também é necessário, já que ele não terá a presença constante do chefe e pares.
- Disciplina – Capacidade de manter o foco e priorizar tarefas farão a diferença para quem trabalha sozinho. Além disso, o profissional disciplinado mantém uma rotina e não se deixa abalar por causas como as citadas na pesquisa acima.
- Organização – Para controlar com eficácia o andamento dos projetos e manter o ambiente em condições propícias para o trabalho.
Além disso, é preciso analisar se o profissional se sente melhor trabalhando sozinho ou com outros colegas. Há indivíduos que são mais produtivos quando estão próximos de colegas, trocando ideias e seguindo as orientações do gestor. Precisam da influencia de outras pessoas para dar resultado, pois possuem o foco em pessoas e gostam de ambientes corporativos para trabalhar. Por isso, essas pessoas dificilmente conseguiriam trabalhar em casa. Nesses casos, o trabalho em ambientes compartilhados é uma opção mais interessante.
Já descobriu em qual perfil você se encaixa melhor? “Home office” ou apenas “office“? Saber se você tem disciplina, organização e comprometimento necessários para trabalhar em casa é determinante para escolher o melhor caminho.
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por Pro Franquias | 30/12/2015 | Blog, Empreendedorismo, Posts Motivação e Empreendedorismo, Produtividade
Quem trabalha em casa tem que ter muita disciplina e organização
Se todo domingo à noite bate aquela preguiça de ir para o trabalho no dia seguinte e você já se imagina trabalhando em casa, respondendo aos e-mails dos clientes de pijama e fazendo longos intervalos para assistir o programa esportivo do meio dia e o filme da sessão da tarde, definitivamente você deve repensar seu conceito de home office antes de decidir trabalhar em casa.
De fato, o home office vem arrebanhando uma legião de adeptos no Brasil. Segundo pesquisa encomendada pela Cisco, 76% dos entrevistados acreditam não ser preciso estar fisicamente no local de trabalho para ser produtivo e uma porcentagem ainda maior, 83%, garantiu que estaria disposta a trocar altos salários por maior flexibilidade na jornada de trabalho. Levando em conta o cenário esboçado pela pesquisa, a possibilidade do home office faz brilhar os olhos daqueles que não veem graça na rotina de bater cartão.
Assim, para os que desejam largar o emprego formal e tentar a sorte no mundo dos empreendedores, o escritório em casa acaba se mostrando uma boa opção de início, principalmente do ponto de vista dos custos: economiza-se na condução, no aluguel de um imóvel e até mesmo na alimentação. Muitas vezes, o trabalho em casa acaba sendo a primeira etapa de evolução de um negócio que tende a crescer. “Testa-se para ver se dá certo. Assim, é comum encontrar histórias de quem começou vendendo pedaços de bolo e de repente abriu um bufê”, diz o consultor do Sebrae, Reinaldo Messias.
Porém, para aproveitar todas as vantagens que esse sistema de trabalho pode oferecer, é necessário cuidado e bom senso. O principal perigo é confundir o conforto de se trabalhar em casa com a falta de profissionalismo. Veja então algumas dicas para que o empresário não caia nessas armadilhas silenciosas que o confortável ambiente doméstico oferece.
Para começo de conversa
Para se dar bem no novo negócio é essencial ter algum tipo de afinidade com a atividade que se quer abrir. “O trabalho tem que dar prazer. Pode até dar muito dinheiro, mas se não der prazer não funciona”, diz Messias.
Todas as recomendações que valem para abrir qualquer negócio se aplicam também para o empreendimento administrado de casa: um bom plano de negócios é essencial. A maior dificuldade para o empresário autônomo que trabalha de casa é separar o dinheiro da empresa do pessoal. “A tendência é colocar todo o dinheiro que cai na conta no bolso, mas não se pode esquecer das despesas com os fornecedores e as contas fixas da empresa”, lembra o consultor.
Para evitar essa confusão, a dica é manter uma planilha – pode ser no Excel mesmo -, mas também vale o bom e velho caderninho, onde deve-se anotar o fluxo de caixa. Assim fica mais fácil visualiza todas as movimentações de dinheiro do mês. Manter duas contas correntes, uma da empresa – na qual caem os pagamentos dos clientes e os débitos referentes ao negócio – e uma pessoal, para os depósitos do pro labore e a quitação das contas da casa, é o mais aconselhável.
Outro ponto: para tocar qualquer negócio nos dias de hoje é necessário ter um bom computador e uma conexão de internet rápida. Difícil imaginar um empresário que não precise fazer upload de imagens, entrar em mídias sociais, acessar diariamente a conta de e-mails, além de todas as outras ferramentas oferecidas pela rede que remam a favor do empreendedor.
Com que roupa eu vou?
O dia mal começou. Hora de se vestir. O vestuário, de uma maneira simbólica, aponta também a sua disposição para a atividade que vai executar. “Trabalhar de pijama não é legal: a atitude de estar trabalhando requer um comportamento condizente”, diz Messias. “Mesmo que seja em casa.” Por isso, arrume-se como se fosse de fato sair para o trabalho. O.k., não precisa colocar aquele salto alto de bico fino. Equalize conforto e zelo.
Onde se ganha o pão…
Para dar credibilidade ao home office, é imprescindível preservar a privacidade, tanto do cliente como da família. “O homem office deve ser muito mais office do que home”, Messias adverte.
É aconselhável reservar um espaço na casa que todos os membros da família reconheçam como “propriedade da empresa”. É recomendável também a compra de um notebook, um chip de celular e uma linha telefônica exclusiva da empresa, para não misturar com assuntos de família.
Também se come a carne…
É comum para quem trabalha em casa pular as refeições, comer apenas um sanduíche porque o dia está apertado. É importante que se faça da refeição um ritual: arrume a mesa, prepare a comida e não mexa no computador (nem no telefone) enquanto come. Marque almoços com clientes: é a chance de socializar e ao mesmo tempo fazer uma alimentação adequada.
Solidão, não
Utilizar o tempo ganho com o escritório em casa para fazer uma atividade física é também uma maneira de encontrar as pessoas, sair de casa e ainda cuidar da saúde. A tradutora Chrystal Caratta determinou que o tempo antes gasto no trânsito seria investido nela mesma. Chrystal vai para a academia todos os dias pela manhã. “Além de ter a função de estipular meu horário de acordar, de tomar café e almoçar, a academia funciona como forma de socialização, já que o trabalho home office, se o profissional não tomar cuidado, nos deixa muito solitário”, diz a tradutora.
Seu big boss é você… aproveite!
Se na empresa havia um chefe sempre por ali para controlar se a tela do seu computador mostrava o resumo semanal das novelas ou o resultado do jogo de futebol ou para contar quantas vezes você ia tomar um cafezinho, em sua casa você estará sozinho, sem ninguém para te vigiar. Mas, por incrível que pareça, quem trabalha em casa tem mais cobrança.
A tentação de marcar almoços intermináveis com as amigas ou tirar uma pestana de uma tarde inteira é inevitável. Não precisa se privar desses prazeres, afinal você deixou de bater cartão e encarou a insegurança de ser autônomo justamente para ter mais liberdade. Mas organize a sua rotina de modo que essas pequenas liberdades não prejudiquem seu fluxo de trabalho.
O mesmo cuidado é necessário com o leque de distrações que a internet oferece. Messias aconselha que o empreendedor dedique um tempo específico para navegar, de uma a duas horas diariamente. E ao longo da jornada restante mantenha as redes sociais e sites de entretenimento bem fechados.
O mais importante: não deixe de viver
Trabalhando em casa o empreendedor tem a tendência de achar que o trabalho não acaba nunca. E pode até ser verdade. Mais um motivo para você desligar o computador e ir jantar com sua família. Por mais que você trabalhe, sempre ficará trabalho para o dia seguinte. É assim mesmo.
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